川普政府將庇護申請人的工作許可證（EAD）有效期縮短為 18 個月後，工卡續期不再只是形式流程，而逐漸演變為一次針對申請人「生活紀錄與誠信狀態」的重新檢視。在這樣的制度環境下，若申請人的收入、報稅、銀行流水、地址或交通紀錄存在不一致，案件便可能長時間處於 pending 狀態，甚至收到補件通知（Request for Evidence, RFE）。
不少華人申請人在此階段感到最為困惑的問題是：
補件說明信到底該怎麼寫？
要不要全盤交代？
說太多會不會反而出問題？
根據移民實務觀察，一封合格、有效、且風險控制得當的補件說明信，往往能顯著影響移民官對案件的整體判斷。
一、補件說明信的本質：不是辯解，而是「重建信任」
在制度層面，移民官要求補件，通常不是因為已經認定申請人違規，而是因為：
申請資料之間存在矛盾
生活邏輯無法被合理解釋
部分紀錄缺乏可驗證性
官員暫時無法判斷申請人是否誠實、守法
因此，補件說明信的核心目的，並不是「解釋得多完整」，而是讓移民官清楚看到四件事：
你已理解問題所在
你沒有迴避或否認矛盾
你已實際採取補救與修正行動
你提供了可被查核的文件
只要能讓官員在這四點上形成正面印象，案件就有機會回到安全審查軌道。
二、一封合格說明信的「四段式結構」
實務上，補件說明信建議結構清楚、篇幅適中，避免長篇敘事或情緒性描述。以下為最常被接受的結構方式。
第一段：態度聲明（建立第一印象）
開頭不必解釋細節，只需表明立場與配合態度。例如：
I am submitting this letter to clarify the issues raised in your notice and to provide supporting documentation. I take this matter seriously and have taken steps to correct the records to ensure accuracy and compliance.
這類語句的重點在於：承認審查的重要性，而非對抗或質疑。
第二段：直接點出問題本身（不推責、不修辭）
這一段只做一件事：用一句話承認存在的矛盾。例如：
報稅收入與生活費不符
銀行帳戶出現缺乏說明的現金存款
地址更新未即時完成
交通罰單處理延誤
關鍵在於「描述事實」，而不是「解釋原因」。
移民官最反感的，是將責任推給會計師、朋友或環境。
第三段：以「事實＋文件」說明現況與補救行動
這一段是說明信的核心，但必須聚焦在「你做了什麼」，而非「你為什麼這樣做」。
常見說明情境包括：
收入與生活費落差
可搭配工時表、雇主證明、銀行流水，並簡要說明臨時家人協助或短期收入結構。
現金收入紀錄不足
說明目前已將收入定期存入銀行，並建立工時與收款紀錄。
報稅錯誤或遺漏
附上更正後稅表（Amended Return）及 IRS 接收證明，並清楚標示已修正。
交通或行政紀錄未完成
附繳費證明、交通學校完成文件、更新後的 DMV 記錄。
地址不一致
說明搬遷時間，並附 AR-11 更新確認與統一後的帳單文件。
整段重點只有一句話：
問題已被具體處理，而不是仍停留在解釋階段。
第四段：總結改善狀態與未來承諾
結尾建議簡潔、正式、不情緒化，例如：
All records have now been corrected and aligned. I will continue to maintain accurate and consistent documentation going forward. I respectfully request consideration of my EAD renewal.
這段話的作用，是讓官員放心：問題不是暫時遮掩，而是已進入穩定狀態。
三、說明信必須搭配的文件（決定性因素）
實務上，單靠說明信幾乎不會改變審查結果。
真正影響判斷的，是隨信提交的文件組合，例如：
最近三至六個月的銀行流水
更新或更正後的報稅資料
租約與房租付款證明
雇主證明或工時紀錄
交通紀錄改善文件
地址統一後的帳單或官方文件
說明信的角色是「導讀」，文件才是「證據」。
四、最容易造成負面印象的寫法（務必避免）
以下內容，在實務中極易引發反感或進一步審查：
將錯誤完全歸咎他人
表示「我不知道」「我以為可以」
長篇描述個人困境或情緒
細節前後矛盾
未搭配實際文件
移民官的工作是審查紀錄，而不是評價情緒。
結語：一封好的補件說明信，是誠信的展示
在 18 個月工卡制度下，補件說明信的本質，不是為過去辯護，而是向制度證明：
申請人能理解規範、修正錯誤、並建立可驗證的生活紀錄。
能讓案件回穩的，從來不是說得多動聽，而是紀錄是否清楚、行為是否一致、態度是否成熟。
（ 本文為一般性制度與實務經驗整理，僅供資訊參考，不構成任何個案之法律意見或結果保證。實際案件處理方式，應依移民主管機關或合格移民律師之專業判斷為準。）
